Von Jochen Herrmann, Director Energy & Resources, Baringa Partners
Auch in der Energiewirtschaft setzen sich immer mehr Unternehmen mit den konkreten Einsatzmöglichkeiten von Robotic Process Automation ¿ kurz RPA ¿ auseinander. Erste Projekte zur Implementierung sogenannter ¿Robots¿ werden realisiert, um bestehende Optimierungs- und Effizienzpotenziale zu realisieren. Was sind die Herausforderungen, was die Erfolgsfaktoren für solche Projekte?
IT-Landschaften und operative Abläufe sind bei vielen Energieversorgern sukzessive gewachsen. Neue Verfahren, Services oder Angebote wurden entwickelt und in den Markt gebracht. Nicht immer wurden dabei entlang der Prozesskette alle Schnittstellen sauber definiert und beteiligte IT-Systeme integriert. Insbesondere wenn mehrere Fachbereiche und Systeme involviert waren, entstanden komplexe Schnittstellen, Medienbrüche und manuelle Arbeitsabläufe. Solche Prozessstrukturen sind ein Risikofaktor im digitalisierten Wettbewerbsumfeld, denn sie sind zeitaufwendig, haben häufig einen hohen manuellen Anteil und sind dadurch fehleranfällig.
Einen Ausweg bietet RPA, eine technische Lösung, mit der sich regelbasierte und manuelle Prozesse vergleichsweise schnell system- und abteilungsübergreifend automatisieren lassen. Mit RPA können Energieunternehmen gezielt ihre Effizienz im Front-, Middle- und Backoffice steigern. Mitarbeiter gewinnen dadurch wertvolle Zeit und ihr Fokus verschiebt sich von sich wiederholenden ermüdenden Aufgaben hin zu wertstiftenden Tätigkeiten. So werden Arbeitsabläufe effizienter gestaltet und die Mitarbeiterzufriedenhet steigt. Ein weiterer Mehrwert: Robots erledigen die Aufgaben kontinuierlich und mit gleichbleibender Qualität. Dies sorgt für geringe Fehlerquoten und eine prüfungskonforme Dokumentation, was die operativen Risiken signifikant senkt. Mögliche Fehler im automatisierten Prozessablauf werden unmittelbar an den jeweiligen Spezialisten zur Bearbeitung weitergeleitet.
Aus dem Leben eines Robots
RPA automatisiert menschliche Arbeitsschritte abteilungsübergreifend. Insbesondere repetitive, regelbasierte Prozesse wie bei der Rechnungsstellung oder im Bereich Reconciliation/Validierung bieten in der Energiewirtschaft weitreichenden Nutzen durch RPA, wie die folgenden Beispiele verdeutlichen.
Rechnungsstellungsprozess
Ein Energieversorger setzt eine Robotic-Process-Automation-Lösung für die automatisierte Rechnungsstellung ein. Bevor Kollege Robot die Aufgabe vollständig übernehmen konnte, wurde der Prozess optimiert. Er umfasst nun die folgenden sechs Arbeitsschritte:
1. Der Robot meldet sich automatisch im Portal an und öffnet das verwendete Portfolio-Tool.
2. Hier stößt er die Vertragserstellung durch automatisches Einlesen der Rechnungsdaten an.
3. Der Robot nutzt ein standardisiertes Skript, um Vertrags- und Istwert zu vergleichen.
4. Die auf dieser Basis generierten Rechnungsdaten werden anschließend auf dem Laufwerk gespeichert.
5. Die aktuelle Monatsrechnung wird mit der des Vormonats im Excel-Format zusammengeführt.
6. Das System verschickt die neue Rechnung vollautomatisch.
Neben einem enormen Zeitgewinn profitiert der Energieversorger davon, dass eine manuelle Rechnungsprüfung nicht mehr erforderlich ist. Was im Gesamtprozess vormals Mitarbeiterkapazitäten im Umfang von zwei bis drei Tagen pro Monat erforderte, läuft nun automatisiert ab ¿ mit einer Zeitersparnis von mehr als 60 Prozent.
Reconciliation
Die Validierung von Daten aus unterschiedlichen internen und externen Quellsystemen zur Identifizierung und Klärung von Abweichungen stellt viele Energieunternehmen vor große operative Herausforderungen. Die Folge sind aufwendige und ze
